We doen allemaal ons best, we zitten meetings met de beste intenties voor en toch… Je bent aan het einde van de meeting moe, je merkt dat de energie weglekt, dat niemand echt blij het overleg verlaat of dat mensen tijdens het overleg afgehaakt zijn. Je bent je er als leider of teamlid misschien niet eens van bewust maar best kans dat je één van de vijf manieren gebruikt hebt waarop je meetings kunt verstieren…  

1. Alleen maar zenden 

De eerste manier is door alleen maar te zenden. Jij hebt de agenda voorbereid als leider of voorzitter. Eindelijk heb je het team bij elkaar dus kun je eindelijk vertellen wat je kwijt wilt… Maar weet dat, tenzij je écht iets spectaculairs te vertellen hebt, je teamleden binnen 10 minuten volledig afgehaakt zijn. Ze checken uit (als ze al überhaupt ingecheckt waren) en gaan hun eigen ding doen. Weg aandacht. En daarmee is jouw doel ook niet behaald. Oftewel zorg dat er vanaf het eerste moment interactie is. Dat je je teamleden actief betrekt bij het overleg. 

2. Het zijn dezelfde mensen die altijd aan het woord zijn. 

De tweede manier om een meeting te verstieren is door toe te staan dat altijd dezelfde mensen aan het woord zijn. Niks ten nadele van deze mensen. Het zijn waarschijnlijk collega’s die makkelijk het woord nemen, wellicht kritisch durven te zijn en snel denken. Fijn om hun input te krijgen maar je mist dan wel de input van de collega’s die nou eenmaal niet zo snel het woord nemen, die wat meer tijd nodig hebben om hun standpunt te vormen en te verwoorden of het minder makkelijk vinden om een kritisch geluid te laten horen. De wijsheid van deze groep is van net zo veel waarde als van die eerste groep. Bovendien wil je voorkomen dat deze wat meer introverte groep ook betrokken blijft. Wanneer je merkt dat alleen dezelfde mensen steeds aan het woord zijn, zou je bijvoorbeeld kunnen opmerken: “Ik heb een paar mensen nog niet gehoord. Ben ook wel benieuwd naar jullie mening.” Zonder dat je iemand dan de ‘beurt’ geeft en wellicht voor het blok zet, nodig je hen wel uit. Je geeft hun expliciet de ruimte.  

3. Er worden geen besluiten genomen 

Het overleg is voorbij en er is geen enkel besluit genomen. Daar kan een goede reden voor zijn maar vaak is hier sprake van een patroon. Tig bespreekpunten op de agenda maar besluiten worden niet of niet expliciet genomen. Dit is frustrerend voor jou als leider maar ook voor de teamleden. Door besluiten niet te nemen want we moeten er nog over nadenken/we moeten nog info verzamelen/we moeten het er nog eens over hebben…., blijft het kabbelen. De energie stagneert. En wat maakt dat je denkt dat je in het volgende overleg dan wel ineens een besluit neemt? En de impliciete besluiten vreten ook energie. Dat zijn besluiten waarvan het eigenlijk voor niemand echt duidelijk is of er nu een besluit genomen is en hoe dit besluit er dan uit ziet. Reken er maar op dat ook dit onderwerp nog tig keer terugkomt op de agenda. Vermoeiend niet? 

4. Te veel bespreekpunten 

Het overleg duurt een uur en de agenda bevat 12 punten. Dat betekent dat je idealiter 5 minuten per punt hebt. Moet je wel stipt op tijd beginnen en precies doorgaan tot het eind. Gelukkig zijn er van die 12 punten drie mededelingen. Dat schiet op. Maar dan moeten teamleden geen vragen gaan stellen. En een discussie, daar is geen tijd voor. Pfff, ik weet niet hoe het met jou zit, maar mij zakt de moed al in de schoenen. Het is team eindelijk bij elkaar, kunnen we eens goed van gedachte wisselen en ieders wijsheid horen, is er geen tijd voor. Hoe vaak worden dan punten ook niet alsnog doorgeschoven, afgeraffeld of worden er aparte overleggen ingeschoten om punten alsnog te bespreken? Ik realiseer me dat er nu eenmaal vaak bespreekpunten zijn. Maar hoeveel daarvan zijn geschikt voor deze settings. Mededelingen bijvoorbeeld, kun je ook heel goed van tevoren sturen. Ook presentaties e.d. kun je van tevoren sturen en vragen om voor te bereiden (daar kom ik zo op). Oftewel: doe asynchroon wat kan en doe synchroon wat moet. Wil je meer hierover weten, check dan mijn podcast hierover. 

5. Geen voorbereiding 

“Een goede voorbereiding, is het halve werk.” En dat is een waarheid als een koe. Hoe effectief is een meeting wanneer je deze zelf als leider of voorzitter niet voorbereid hebt? Geen goede agenda, besluiten niet voorbereid, niet weten wat je wilt bereiken…. En hetzelfde geldt voor onvoorbereide medewerkers: stukken niet gelezen, niet weten waar zaken over gaan en daarom veel vragen stellen, etc. Een échte energievreter voor iedereen. Terwijl een vergadering of bijeenkomst zo veel effectiever én leuker is wanneer iedereen zich goed heeft voorbereid. Dan is er wellicht zelfs ruimte voor een goede discussie. En dat is waarom je bij elkaar bent, toch?   

Ik wens je veel effectieve, energieke en leuke meetings vanaf nu! 

Met meer plezier effectieve meetings leiden? 

Neem dan deel aan het tweedaagse leiderschapsprogramma CoResolve gebaseerd op Deep Democracy. Hierin leer je meer over hoe groepsdynamiek werkt, hoe je effectieve meetings kunt leiden, hoe je het potentieel van je team meer kunt benutten, hoe je gedragen besluiten kunt nemen, hoe je kunt omgaan met weerstand, hoe je alle stemmen in je team kunt horen en nog veel meer. In november start er weer een nieuwe groep. Schrijf je nu in!